Manajemen Perkantoran Modern

Sebelum kita membahas manajemen perkantoran modern, kita akan membahas apa itu kantor. Kata atau bahasa kantor berasal dari bahasa belanda yaitu “kantoor” yang sering disamakan dalam bahasa inggris yaitu: office. Prof. Prayudi (1967:60) menjelaskan pengertian kantor yakni:

1. Ruang, kamar kerja atau ruang tulis
2. Markas, kompleks dimana seorang pengusaha beserta staf melaksanakan dan efektifitas waktunya
3. Biro atau tempat kedudukan pinpinan dari suatu administrasi
4. Instansi, badan, jawatan dan perusahaan. Manajemen Perkantoran Modern

Sedangkan kata atau bahasa office bisa diartikan :

1. Kewajiban tugas, fungsi
2. Jabatanh atau posisi
3. Markas atau ruang dimana seorang mengusahakan, menjalankan aktifitasnya/ usahanya bersama dengan stafnya
4. Jasa pelayanan “service kind help”
5. Tugas pekerjaan, komposisi dan urusan-urusan tertentu
6.  Tempat, gedung yang dipakai sebagai pusat kerja tat usaha “place building of busaines”

Dari pendapat diatas sesuai dengan perkembangan bahasa Indonesia bahwa kantor digunakan sebagai tempat dari proses kegiatan penanganan data dan informasi. Yang dimaksud dengan informasi dan penanganan masalah seperti pengumpulan, pencatatan, pengelolaan, penyimpanan dan pendistribusian seluruh data dan informasi

Sekarang kita membahas tentang perkantoran modern, istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data dan informasi, jadi ciri – ciri perkantoran modern :

1. memiliki bangunan dan tata ruang yang baik serta penggunanaan perlengkapannya yang tepat
2. para pegawai memiliki sifat disipilin dalam melaksanakan tugasnya, professional, punya pandangan dan cara bertindak sesuai dengan ketentuan hukum)
3. pengguanaan biaya yang bersifat efesien, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, produktif, berkeadilan  dqan pendektan kemanusiaan.
4. Penggunaan data dan informasi dengan system informasi manajemen dengan didukung oleh pendataan yang efektif, dengan menggunakan tehnologi misalnya: system computer.

Biaya merupakan salah satu pertimbagnan dalam hal modernisasi perkantoran. Oleh karena itu apapun yang digunakan/menghasilkan harus dilakukan dengan per-modul. Semakin modern perkantoran maka sifat cakupan kegiatan akan semakin mengglobal, maka kantor semakain banyak informasi yang dapat diakses sehingga peluang yang dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi dan kepentingan instansi itu sendiri dan sebaliknya pada perkantoran modern maka perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negative yang global yang bias mengacaukan kegiatan dalam kantor. Disamping manager maka peranan organisasi sangat penting, karena organisasi adalah setiap bentuk persekutuan, kerja sama 2 orang atau lebih yang terencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan terikat secara formal dalam susunan hirarki.

prinsip manajemen perkantoran ialah suatu kegiatan manjemen yang fleksibel atau tidak mutlak dan harus dapat digunakan dengan memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu

Efesiensi perkantoran modern yaitu Penetaan terhadap pelaksanaan perkantoran harus bertujuan efesiensi. Efesiensi ini menjadi dasar tentang perbandingan antara usaha dan hasil yang akan dicapai. Ada5 unsur menjadi sumber kerja sehubungan dengan efesiensi yaitu:

1. pikiran untuk mencapai cara yang termudah
2. tenaga untuik mencapai cara yang teringan
3. waktu untuk mencapai cara yang tercepat
4. ruang untuk mencapai cara yang terdekat
5. benda untuk mencapai cara yang termudah